Du er med garanti blevet kastet ud i diverse apps og løsninger til virtuelle møder, virtuel undervisning, webinarer mm. Zoom, Teams, Skype – Det skorter ikke på digitale løsninger – Heldigvis. Men efter at have deltaget i hundredevis af virtuelle møder og webinarer det sidste år, er der noget trænger sig på: Den menneskelige faktor ved virtuelt samvær på en skærm.

I den forgangne uge har jeg haft to slags oplevelser:

1. Samværet blev faciliteret optimalt i forhold til de betingelser video-medieret nærvær stiller op. En fornøjelse der kan give næsten samme udbytte som fysiske møder.
2. Men jeg har også deltaget i et webinar og et møde i Teams, hvor de tekniske rammer og betingelser blev mødt forkert og hvor det udløste irritation. For ikke at tale om min zappende opmærksomhed. Anstrengende tidsspilde, dybest set.

Til mit held stødte jeg på en artikel af Kristian Strøbech, ekspert i strategi og formidling på bl.a. sociale medier. Han slog præcis ned på den menneskelige faktor. Så først skal lyde et STORT TAK til Kristian Strøbech for at pege på mennesket i teknikken.

Jeg har ladet mig inspirere af Kristian’s klare budskaber og blandet dem med min egne. Værsgo’, her er 7 råd til det gode virtuelle samvær:

1. Kameraposition:

Lad os starte med det helt åbenlyse: Sørg for afstand til kameraet. Det bliver hurtigt akavet at kigge på billedet af dit ansigt helt tæt på. Kun ganske få af os er skønne at kigge på nedefra og fra en supernær position, som Kristian Strøbech så skarpt peger på. Det påvirker oplevelsen negativt for de andre deltagere. Prøv med et par tykke bøger under laptoppen – det kan give en bedre kameraposition. Og du får lov at have dine bussemænd for dig selv 😉

Non-verbal kommunikation er ultra vigtigt i det fysiske møde. Det ved du godt. Og selvom vi på en skærm skal tone ned for de store armbevægelser, er non-verbal kommunikation stadig vigtig. Gå derfor efter en større beskæring, som viser andet end dit ansigt. Det giver plads til non-verbal formidling af afslappethed og ro. Og husk for guds skyld: Ingen lysindfald bagfra. Sørg for at dit billede er godt lyst op. Det er rart for deltagernes øjne.

2. Virtuel øjnekontakt:

Øjenkontakt kan virke nervepirrende, og derfor er der nogle der undgår den, eller flakker med blikket. Øjenkontakt er et af dine bedste værktøjer til at skabe nærvær. Når du virkelig kigger på dine modtagere, er du nemlig 100 % nærværende.

I video-sammenhæng er øjenkontakten anderledes. Men vi har stadig brug for øjenkontakt – eller i hvert fald oplevelsen af øjenkontakt. Derfor skal du kigge i kameraet. Strøbech anbefaler, at hvis det er svært at se kameraet på din computer eller fastholde blikket på det lillebitte punkt, så tegn en pil på en post-it-seddel og placer den ved siden af kameraet. Det hjælper dine øjne til at fastholde blikket på kameraet. Jo længere du sidder fra kameraet, jo større hjælp er det for dig med en post-it-seddel. Det understøtter og fastholder din blikretning.

3. Holdning og kropssprog:

Virtuelle møder og onlineundervisning er for det meste kortere end fysiske møder. Det gør det lettere for dem med lav koncentrationsevne og rastløs mødeadfærd (kigger i telefon og på egen computerskærm det meste af tiden!!) at være tilstede og bevare en god energisk holdning. Det gør det også rarere for alle andre, da intet er så demotiverende som at se på en deltager, der kigger på sin skærm eller læser sms’er.

Tre nemme non-verbale huskeregler:

•Stå eller sid roligt. Det giver større selvtillid og et indtryk af, at du står fast på og mener det, du siger.

•Hav en ”åben” krop. Sid ikke med armene over kors eller med dine hænder foran brystet eller ansigtet. Et åbent kropssprog signalerer, at du er tillidsfuld og interesseret.

•Vær rank i ryggen, men ikke stiv. Så virker du mere selvbevidst og får bedre kontrol over dit åndedræt. Og husk så, som også nævnt i råd #1, at lave en billedbeskæring der giver plads til både hoved, hals og overkrop. Det giver mulighed for en smule gestik. Ikke meget, det bliver hurtigt for dramatisk, men lidt.

4. Mødeleder på virtuelle møder:

Det værste der kan ske i virtuelle møder er, at deltagerne afbryder og taler i munden på hinanden. Forestil dig Debatten fra DR2 online. Puha, jeg får gåsehud ved tanken!

Det betyder, at der fra start SKAL være en mødeleder, der tildeler ordet. Hvis du underviser virtuelt, er det dig, der leder ordet. Det betyder, at du taler alene, og ind i mellem åbner op for input via chat-funktionen. Du kan så læse spørgsmål højt og svare. Hvis ikke der er så mange, kan du tildele ordet.

Hvis det er et møde, kan deltagerne via chatfunktionen bede om ordet. Og vente pænt på at mødelederen tydeligt giver dem ordet. Mind folk om at de kan mute deres højtaler.

5. Lyden:

Test din lyd. Brug et headset med mindre du sidder et roligt sted alene, eller din computer har super god mikrofon og højtaler. I både webinarer, undervisning og ved online møder er mute-knappen jeres bedste ven. Giv dig selv en pause når ikke du er på, ved at mute din mikrofon. Det kan også være, at der er andre i baggrunden, fx børn, og lyden kan hurtigt genere de andre. Skal du jævnligt holde foredrag eller webinar via video, så løb ud og køb en ekstern mikrofon. Jeg lavede en gang en læringsvideo med en fotograf. Brugte oceaner af tid på at skrive manuskript, filme og klippe. Men da jeg ikke havde ekstern mikrofon på, blev lyden så ringe og hele molevitten måtte kasseres. God lyd er ofte undervurderet. Skal vi gå glade og tilfredse fra et onlinemøde, undervisning mm., er lyden afgørende.

6. Internetforbindelse:

Dette punkt må du heller ikke undervurdere. Test din internetforbindelse og regn med at 4 Mbps upload og download er absolut minimum til et videomøde i fin opløsning. Du kan fx bede de andre i husstanden tage en pause fra Netflix og YouTube under dit møde, hvis du sidder hjemme, for det er dig, der har brug for båndbredden. Du kan også forbinde din computer direkte med din router via et ethernetkabel. Der er ikke noget værre end billeder, der fryser og hakker afsted. Det ødelægger al nærvær, flow og koncentration.

7. Den uformelle indledning på alle virtuelle møder:

Det bedste du kan gøre, er at være personlig og uformel. Vær’ dig selv – prøv ikke at kopier nyhedsvært-stilen. Det bliver alt for stift. Ved undervisning, foredrag og webinar’er er et af de bedste råd jeg selv har fået, at begynde streamingen før annonceret start. Det kan være 10 eller 15 minutter før. Det giver mig ro. Jeg pusler mine ting færdigt for åbent kamera. Tjekker chatfunktionen og byder løbende velkommen til deltagerne. Når mødet, undervisning, webinaret mm starter, kan du vise rolig imødekommenhed ved at indlede med bemærkninger som: ”Jeg er glad for at være her”, ”Jeg har glædet mig meget til at møde jer i dag”. Eller: ”Jeg er sikker på, at vi får en rigtig god time sammen i dag”. Det kan måske synes som ’tom kommunikation’, men det er en vigtig del af dit møde: Det handler om at få hilst ordentligt på hinanden, ligesom vi gør i alle andre sammenhænge. Og du undgår den frygtelige koldstart, hvor du stakåndet og kluntet går direkte på. Desuden hjælper det på min nervøsitet. Nerverne falder til ro, og min krop vænner sig langsomt til, at jeg er direkte på om et øjeblik. Hvad har jeg overset omkring vietuelt-nærvær? Nå ja, smilet. SMIL – på den måde fornemmer deltagerne, at du er glad for at være der. For nogle af os er det svært på én gang at koncentrere os og smile. Hvis du har det sådan, er det en god idé simpelthen at skrive ind i dine papirer, at du skal smile til deltagerne. Undersøgelser viser, at selvom vi taler om et alvorligt emne, stiger interessen og vores sympati for de talere, der smiler. Kunne i tænke jer en workshop om facilitering af virtuelle møder i jeres organisation eller virksomhed? Tryk her og lær at facilitere virtuelle møder der skaber jubel og engagement.

Tusind tak fordi du læste med. Byd hjertens gerne ind med dine erfaringer i kommentarsporet. Jeg elsker at blive klogere 🙂 Ud og insister på det menneskelige nærvær i alle dine mange virtuelle møder de næste par måneder.

High five og virtuelle hilsner Christina.